Deep Work – Das Geheimnis wie du unfassbar viel mehr in weniger Zeit schaffst

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Wir unterhalten uns ja hier immer wieder über das Thema Fokus und warum es so wichtig ist ihn zu behalten oder wiederzufinden, wenn man ihn verlegt hat ;)

Die Pomodoros sind ein super Training, um überhaupt wieder in das Konzentrieren hineinzufinden. Will man jedoch richtig Gas geben und sich Themen in der Tiefe erschließen kommt man um die deep work nicht drum herum.

Unter deep work versteht man längeres Arbeiten (wir sprechen von Stunden) die unabgelenkt und absolut fokussiert auf ein Thema sind.

Nicht stundenlang verschiedenes Zeug machen, nein, stundenlang an einer Sache dran bleiben.

Für mich ist deep work der Unterschied, der den Unterschied macht.

In meiner Arbeit kommt es z.B. immer wieder vor, dass ich längere Berichte schreiben muss. Berichte von ca. 15 Seiten Länge, die mit Förderprojekten zusammenhängen. Wenn ich das hier und da mal machen, dann komm ich nie richtig vorwärts. Daher sind das für mich Dinge, die ich in deep work Phasen erledige.

Bildquelle: freddie marriage on Unsplash

Ausklinken zum Vorwärtskommen

Da wird alles andere auf stumm geschaltet. Telefone aus, Handy ist eh nicht im Büro und auch nur das Programm Word ist offen. Und dann heißt es arbeiten und dran bleiben und arbeiten und dran bleiben.

Klar merke ich, wie ich super gern mal meine Mails checken möchte oder schnell mal meinen Facebook-Browser öffnen will. Vor allem in Momenten in denen ich keinen Schimmer habe, was ich als nächstes schreiben soll, wenn es gerade schwierig wird, wenn ich nicht Spaß habe an dem was ich gerade mache.

Doch ich weiß auch, wenn ich diesem Impuls jetzt nachgeben würde, dann wäre ich mit einem Fingerschnippsen aus meinem Thema heraus.

Ich würde ewig brauchen, bis ich mich wieder an den Punkt gedacht hätte, an dem ich schon war und wäre dann keine Nuance weiter als vorher schon. Das ist dann erst recht frustrierend und führt oft zu Abbrüchen der ganzen Arbeit.

Das ist das Fatale am “nur mal eben schnell” sich abzulenken. Es ist nicht nur die Zeitspanne des Ablenkens an sich, sondern es geht die ganze Denkarbeit mit verloren, die man schon hinein gesteckt hatte.

Eine echte Pause zu machen und sie nicht am Computer zu verbringen ist dagegen etwas ganz anderes. Doch bei deep work geht es darum zu lernen an einem Thema dran zubleiben, eben wenn es grad schwierig wird. Den Fokus zu bewahren, nicht davon zulaufen vor dem frustrierenden Gefühl. Weiterdenken, weitermachen, weiter in die Tiefe gehen.

Wenn man sich einen Trick von Daniel Pink zu Hilfe nimmt und sich sagt, ok, 5 Minuten mach ich noch, dann findet man über diese kleine Krücke oft wieder ins Thema zurück. Es macht an einer Stelle Klick und man hat die schwierige Passage überwunden.

Dranbleiben ist inzwischen eine Kunst

Wir geben viel zu schnell auf und verlassen das Spielfeld wenn man so will. Eine wahre Pause mit aufstehen, was trinken und sich strecken und sich vom Thema wirklich entfernen macht dann Sinn, wenn unser Geist tatsächlich erschöpft ist, weil wir tief an einem Thema gearbeitet haben.

Doch wenn es grad mal schwierig wird und nur der Frust einsetzt, ist das nicht das gleiche wie die Erschöpfung nach einer längere Arbeitsphase.

Deep work ermöglicht, Projekte so massiv voranzubringen wie nichts anderes. Letztes Jahr habe ich an einem neuen Konzept geschrieben für die Social Media Akademie. Ich hatte Notizen und einen grundlegenden Aufbau, doch es war nichts davon wirklich schon in gute Sätze gefasst und in Form gebracht.

Also stand auf meinem Kalender ein großer Termin über 4 Stunden mit “Erarbeite Konzept Social Media Akademie” Insgesamt bin ich dann sogar 6 Stunden drangeblieben und hab das Ganze nicht nur inhaltlich fertig gestellt, sondern sogar noch mit Canva hübsch gemacht.

Es ist ein so unglaublich befriedigendes Gefühl, wenn man dann das Endprodukt in Händen hält, für das man sich so abgerackert und sein Hirn angestrengt hat.

Vorteile von deep work gibt es unendlich viele. Z.B. auch, wenn man diese Erfahrung einmal gemacht hat, dass man sie immer wieder machen möchte. Denn zu erleben, dass man ein großes Projekt riesige Schritte an einem Tag nach vorne bringen kann, macht euphorisch.

In unserer schnelllebigen und aufmerksamkeits-zerstückelten Welt, kommen wir mit fast keinem Projekt wirklich voran, da wir zudem immer versuchen, viel Dinge gleichzeitig zu erledigen. Was halt einfach nicht geht.

deep work braucht Ruhe

Wir kommen an dieser Stelle wieder auf das Thema mit der Stille zurück. Denn deep work erfordert, dass wir einen Raum haben, in dem es überhaupt möglich ist, sich zu konzentrieren.

Wenn zu viel Ablenkung von außen stattfindet (Beispiel Großraumbüro…) ist es wirklich sehr schwierig sich längere Zeit am Stück auf etwas zu konzentrieren.

Wie soll das auch gehen? Die Ersparnisse die ein Großraumbüro an Möbeln und Platz einfahren sollte, gibt es hinten 100fach wieder mehr aus, weil die Menschen einfach nicht mit ihren Sachen vorwärts kommen. Im Gegenteil, es passieren mehr Fehler, wenn ich nicht konzentriert arbeiten kann und ich werde langsamer.

Tatsächlich ist oft eine der wenigen Möglichkeiten mal für eine gewisse Weile Ruhe um sich zu haben, entweder sehr viel früher als die meisten anzufangen oder länger zu bleiben.

Daher sollte man jede Möglichkeit nutzen die es in einem Büroumfeld gibt, um sich Ruhe zu schaffen. Wenn es Rückzugsorte und Ausweichbüros gibt, dann diese nutzen um deep work Einheiten machen zu können. Auch Besprechungsräume könnten dafür genutzt und gebucht werden.

Um Geräusche auszublenden, ist die Anpassung eines angepassten Gehörschutzes eine gute Idee. Das hilft auf jeden Fall schon mal den Lärm zu reduzieren und nicht mehr so schnell heraus gerissen zu werden.

Wenn du daheim arbeitest, dann gilt auch hier sich ganz bewusst Ruhe zu ermöglichen, um deep Work Einheiten machen zu können.

Im besten Fall ist immer die Balance zwischen Deep work und “normalen” Arbeitsphasen eine gute Sache.

Normale Arbeitsphasen bedeutet Zeiten in denen man ansprechbar ist für Kollegen und selbst andere etwas fragt. Normale Arbeitsphasen bedeuten auch, dass man sich Kleinkram widmet und aufarbeitet, was alles an Mails noch offen ist. Also tatsächlich das Springen von verschiedenen Dingen und Themen zu anderen um Sachen fertig zu bekommen.

Deep work kann eine Herausforderung sein, doch die Benefits sind zu groß um dieses Konzept nicht wieder bewusst in das eigene Leben zu integrieren.

Was es braucht damit deep work gut funktioniert

Ein Punkt, damit das gut funktioniert ist die Vorbereitung. Deep Work eignet sich vor allem für größere und komplexere Projekte. Die Vorbereitung sollte Sachen umfassen, die sicherstellen, dass man alles hat, was man braucht um dann mit dem Projekt vorwärts zu kommen.

In meinem Beispiel des Berichts richte ich mir alle Notizen her, die ich mir im Verlauf der gelaufenen Termine gemacht habe. Ich suche mir Dateien zusammen, die Inhalte für meinen Bericht darstellen können und lege auf diese Weise möglichst viele Sachen bereit, damit ich in meiner deep work Phase nicht noch Zeit mit suchen verbringen muss.

Eine gute Vorbereitung hilft ungemein dabei, dass man dann wirklich vorwärts kommt. Die Vorbereitung ist eine Einstimmung auf die deep work, in der man sich Gedanken darüber macht, wie das Ergebnis aussehen könnte und was man noch alles zu braucht, damit es flutscht.

Und selbstverständlich muss das als Termin im Kalender stehen. Deep work muss man zeitlich planen, das geht nicht nebenbei oder wenn man mal grad Zeit dazu hat. Das ist ein wichtiger Punkt, den viele übersehen.

Was nicht im Kalender steht, wird nicht gemacht. Ein alter Spruch der nur zu wahr ist.

Wenn wir uns den Moment nicht nehmen und deep work wirklich einplanen, dann stehen die Chancen schlecht, dass wir sie wirklich durchziehen.

Wenn sie jedoch im Kalender drin steht, dann hat das gleich mehrere Effekte. Denn wir haben uns festgelegt, was unsere Hirn auf die Aufgabe vorbereitet, es steht im Kalender, also ist es als wichtig eingestuft, denn sonst würden wir es nicht eintragen und unser Gehirn kann daher schon mal vorarbeiten. Was auch die beste Wahl für die Abendplanung ist.

Im optimalen Fall kann man an komplexen Projekten gleich mehrere Tage dran bleiben. Das führt dazu, dass man viel mehr fertig macht und beendet. Wir werden schneller, wenn wir in einem Thema drin bleiben können.

Doch wer erst damit beginnt, sich das Konzept der deep work näher anzuschauen, sollte mit ein paar Zeiteinheiten weniger einsteigen.

Nichts desto trotz muss es geplant werden. Ich schreibe hier absichtlich muss, auch wenn ich das Wort sonst nicht so besonders mag. Doch wie schon gesagt, wenn wir deep work nicht zeitlich einplanen, dann wird sie hinten runter fallen.

So traurig das sein mag, dennoch wir müssen uns tatsächlich selbst ein wenig festnageln. Das ist auch nicht schlimm, sondern ein wunderbares Training um sich über eigene unangenehme Emotionen hinwegzusetzen und diese nicht so wichtig zu nehmen.

Gefühlt etwas wissen und es wirklich zu wissen ist ein großer Unterschied

Ein weiterer Vorteil den deep work liefert, ist, dass man viel genauer weiß, wie lange Arbeiten tatsächlich dauern.

Als ich noch die Angewohnheit hatte, hier und da mal an meinem Bericht zu schreiben, hat sich das oft über Wochen gezogen bis er endlich fertig war. Und es war damit auch wochenlang kein Spaß, weil es mir immer wieder eingefallen ist. ‘Ach Mist der Bericht ist ja auch noch nicht fertig.’

Also dann wieder ein paar Seiten daran getippt. Doch jedes Mal wenn ich mich wieder dran gesetzt hatte, musste ich erst wieder alles lesen was ich bis dahin geschrieben hatte und dann war ich auch oft nicht mehr sicher, wie ich denn gedacht hatte weiterzuschreiben.

So hat die gefühlte Zeit bis der Bericht endlich fertig war, in meinem Kopf eine Zeitdimension von Tagen und Wochen angenommen.

Bis ich auf deep work umgestellt habe. Ich hatte mir drei Tage in der Woche dafür reserviert. Jedesmal die Vormittage und dachte, ok, damit könnte ich ja vielleicht ein Drittel schaffen und kam mir bei der Vorhersage sehr sehr optimistisch vor.

Ehrlich gesagt, hat es mich auch nicht fröhlich gestimmt, in meinem Kalender drei Tage mit “Bericht schreiben” zu sehen.

Doch ich bin immer dafür Dinge tatsächlich zu machen um sie beurteilen zu können und hab das in dieser Woche durchgezogen.

Was soll ich sagen. Ich war am ersten Tag sehr fokussiert und hab mich auf den Bericht gestürzt. Alles andere war aus, keine Störung von außen möglich. Ich hab nur geschrieben und nachgedacht und geschrieben und nachgedacht.

Nachdem ich das vier Stunden gemacht hatte, war ich mit einem Drittel des Berichts fertig! Ich konnte es kaum glauben, was ich in der Zeit alles geschafft hatte.

Und es hat gar nicht weh getan um das mal so auszudrücken. Die Konzentration und der Fokus haben sogar Freude gemacht, weil man merkt, wie man plötzlich vorwärts kommt, wenn man sich mit nichts anderem mehr beschäftigt als mit diesem Thema.

Der Bericht wurde tatsächlich am dritten Tag fertig und insgesamt hat er mich 15 Stunden gekostet. Das war doch mal eine klare Aussicht. Nix mit Wochen. 15 Stunden. Das war eine neue Maßgröße die das Thema in ein vollkommen anderes Licht gerückt hat.

Seit dieser Erfahrung schreibe ich meine Berichte und Konzepte nur noch in deep work Phasen. Ich weiß garantiert, dass ich durch diese Art der Arbeit meine Projekte beenden kann.

Was für ein Unterschied zu sonst mit dem hier mal ein bißchen und da mal ein bißchen. Das führt nur dazu, dass man unendlich länger braucht und vor allem die unangenehmen Phasen sich dehnen wie Kaugummi, weil man nicht wirklich vorwärts kommt.

Wo brauchst du deep work?

So und jetzt bist du dran. Welches Projekt zieht sich schon ewig bei dir? Was sollte schon längst Geschichte sein und du machst immer noch dran rum? Plan dafür konkrete deep work Phasen von mehreren Stunden ein.

Bereite dich vor und stell sicher, dass du alles parat hast was du brauchst. Plane es in deinem Kalender ein. Wenn der Zeitpunkt da ist, stelle sicher, dass alle Ablenkungen ausgestellt sind und stürz dich in die deep work!

Ich kann dir garantieren, dass du begeistert sein wirst, wenn du es durchziehst und siehst, was du in der hoch fokussierten Zeit alles schaffst.

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