.
Wie ist das mit deinem Tag? Machst du einfach spontan, was du denkst, das jetzt dran ist? Oder hast du einen Plan für den Tag, in dem du das festgehalten hast, was du gern erledigen möchtest? Oder dient dir deine Todo-Liste von gestern, vorgestern und vorvorgestern… als Inspiration?
Das Hamsterrad in Aktion…
Interessanterweise machen viele Menschen zwar eine Todo-Liste, doch nur wenige planen wirklich ihren Tag. Sie lassen sich entweder treiben von dem was grad anbrennt oder welche Aufgabe am lautesten schreit oder hetzen von einem Meeting zum nächsten, ohne die Pausen dazwischen effektiv zu nutzen.
Bildquelle: pixabay
Wenn der Tag zu Ende geht, ist die Erschöpfung oft groß und der Frust gleichermaßen, weil man mit dem Gefühl nach Hause geht, zwar den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, doch irgendwie Nichts wirklich vorwärts gebracht zu haben.
Gut, also dann Planung. Doch was macht da Sinn? Es gibt unendlich viele Methoden die zur Tagesplanung angeboten werden und vielleicht hast du auch schon einige davon ausprobiert.
Die Frage ist nur, hat es für dich funktioniert? Und wenn nicht, woran ist es gescheitert? Viele, denen ich diese Frage gestellt haben, haben Variationen dieser Antwort gegeben:
“Ich hatte zwar einen Plan, aber dann kam etwas dringendes dazwischen und ich musste was anderes fertig mache. Als ich geschaut hab war dann schon Mittag und am Nachmittag waren dann noch tausend Kleinigkeiten zu erledigen und irgendjemand wollte immer was von mir.”
Gibt es denn eine Planung die wirklich funktioniert?
Es scheint so zu sein, als ob wir dem Tag und seinen Launen mit Gedeih und Verderb ausgeliefert sind. Doch es scheint auf der anderen Seite auch Menschen zu geben, die tatsächlich produktiv und effektiv arbeiten und das was sie sich vorgenommen haben, tatsächlich schaffen. Was machen die bloß anders?
Da gibt es einiges zu nennen, doch wir wollen uns heute auf eine bestimmte Sache beschränken. Etwas, das du sofort ab heute umsetzen kannst und dessen Effekt du im besten Fall sofort am nächsten Tag spürst.
Was an Plänen oft scheitert, ist, dass sie zu unklar sind oder zu kompliziert oder schlicht und ergreifend vollkommen unrealistisch.
Das bedeutet, wir brauchen einen realistischen, glasklaren und einfachen Plan, der uns dabei unterstützt vorwärts zu kommen.
Wie ist das mit der Priorität?
Da wir oft viel mehr Sachen auf der Platte stehen haben, als wir überhaupt erledigen können, ist einer der ersten Schritte für Klarheit und Realismus:
Was hat Priorität?
Interessanterweise gibt es das Wort Prioritäten erst seit wenigen Jahren in der Mehrzahl. Wir werden gleich sehen, dass das Wort im Plural überhaupt keinen Sinn macht, weil es vollkommen die Bedeutung des Wortes zerstört.
Priorität stammt vom lat. Prior = der Vordere ab.
Es kennzeichnet das vorrangige Objekt. In der Natur der Sache liegt es, dass es nur ein vorderes Objekt geben kann.
Was wir nun in unserer hektischen Zeit versuchen, ist, gleich mehrere Prioritäten festzulegen. Und wir leben in der Illusion, dass wir – kombiniert mit Multitasking – tatsächlich in der Lage sind, gleichzeitig mehrere Sachen voranzubringen.
Doch das klappt nicht. Wir sind nur in der Lage eine Sache richtig zu machen. Es gibt kein Multitasking. Das können nicht mal Maschinen, von denen das Wort stammt. Auch Maschinen schaltet in Blitzgeschwindigkeit von einer Aktion auf die nächste um und machen sie nicht gleichzeitig.
Unser Hirn muss ebenfalls ständig umschalten, wenn wir mehrere Sachen versuchen parallel zu schaffen.
Daraus resultiert, dass wir langsamer in allem werden, mehr Fehler produzieren und nichts wirklich vorwärts bringen. Ganz abgesehen von der Erschöpfung die wir damit selbst produzieren und dem Frust, der damit einher geht.
Was von meinen Aufgaben hat wirklich Vorrang?
Gut, also zurück zur Priorität. Das was Vorrang hat. Wenn also mehrere Aufgaben zu bewältigen sind, dann muss ich entscheiden, was davon Vorrang hat.
- Was ist davon das, was jetzt dran ist?
- Wenn ich nur eine Sache davon machen könnte, welche wäre das?
- Für welche Aufgabe würde ich solange bleiben, bis sie fertig ist?
Wenn man diese Fragen beantworten kann, dann hat man seine Priorität. Das ist es, was als nächstes dran ist.
Im Arbeitsalltag als Angestellter ist das eine Frage, die sich möglicherweise nicht immer so einfach zu beantworten lässt, wenn ich zugewiesene Aufgaben von meinem Chef habe.
Was zur Folge hat, dass es immer wieder vorkommt, gerügt zu werden, weil etwas noch nicht fertig ist, von dem man nicht wusste, dass es Priorität hat. Es fehlen einem Informationen und man hat nicht den Gesamtüberblick.
Mehrere Menschen – verschiedene Prioritäten?
Das bedeutet, es ist elementar wichtig darüber im Gespräch zu bleiben und abzuklären, ob man die gleiche Sichtweise zur Priorität hat. Das kann vieles an unangenehmen Situationen und Gesprächen verhindern, da man sich im Vorfeld absichert.
Was tatsächlich bedeutet, dass es als erstes einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben braucht. Es ist keine schlechte Idee, mit so einem Überblick zu starten ;)
Ok, back to priority. Wir wollen ja endlich zu unserem Plan kommen. Welche Art von Plan ist denn nun einer, der funktionieren wird?
Meiner Erfahrung nach, ein Plan, der so knapp wie möglich gehalten ist. Je mehr auf einer Liste drauf steht, umso weniger wird davon meistens geschafft. Da allein die Länge der Liste überfordert und Lähmungserscheinungen hervorrufen kann ;)
Welcher Umfang soll es denn nun sein?
Wenn wir uns jetzt ein Modell eines knappen Plans schaffen wollen, dann sprechen wir von weniger als einer Handvoll an Aufgaben. Genauer gesagt von max. 3. Ganze drei Aufgaben sollten auf dem Plan drauf stehen.
Dazu kommt nun noch ein wichtiger Aspekt, über den viele überhaupt noch nie nachgedacht haben. Damit der Plan die größten Chancen hat umgesetzt zu werden, ist einer, wenn nicht sogar DER wichtigste Faktor, der Zeitpunkt, zu dem der Plan erstellt wird.
Das kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Abarbeitung und einem Scheitern bedeuten.
Wann sollten wir uns den Plan machen?
Fangen wir mit dem Zeitpunkt an, der am schlechtesten für Pläne machen geeignet ist: Das ist der Morgen des aktuellen Tages. Das ist der denkbar schlechteste Zeitpunkt sich einen Plan für den Tag zu machen.
Dann setzen wir doch gleich den besten Zeitpunkt daneben, dann haben wir das beieinander. Der beste Zeitpunkt für einen Tagesplan ist der Vorabend. Das ist der beste Zeitpunkt sich einen Plan für den kommenden Tag zu machen.
Ich erkläre gleich wieso, möchte jedoch noch ergänzen, dass es dazu auch Ausnahmen gibt. Besser gesagt, fällt mir nur eine Ausnahme ein und das ist die Notaufnahme.
Hier ist es kaum möglich am Vorabend zu planen, was am nächsten Tag ansteht, weil es adhoc sein kann, dass sich ein Unfall mit mehreren Beteiligten ergeben hat und dann gibt es Systeme im Krankenhaus über das sog. Triagieren, die ermitteln, welcher Fall jetzt Vorrang hat und welcher noch etwas warten kann.
Wir sind keine Notaufnahme!
Leider operieren wir oft selbst an unserem Tag, als ob wir in der Notaufnahme arbeiten würden. Es schreit der Chef oder ein Kollege am lautesten, das wird dann als Notfall eingestuft und zack ist der eigene Plan beim Teufel und wir stürzen uns auf diese Aufgabe.
Fakt ist jedoch, dass kaum jemand von uns in so brandeiligen Jobs arbeitet, wie in der Notaufnahme und immer noch genügend Luft und Raum da ist, die Priorität genau zu beurteilen.
Das wird nur nicht gemacht und viele fühlen sich auf Grund ihres Ranges dazu schon so wichtig, dass ihre Aufgaben damit allein schon Vorfahrt bekommen sollten. Was jedoch nichts über die tatsächlich Priorität der Aufgabe aussagt.
Gut, nachdem wir also die Behauptung aufgestellt haben, dass der Vorabend der sinnvollste Zeitpunkt für das Erstellen eines Planes ist, wollen wir ergründen warum das so ist.
Wieso ist der Abend die beste Zeit für einen Plan?
Fast jeder wird schon mal das Phänomen erlebt haben, dass er länger über eine Sache grübelt und einfach nicht auf eine passende Lösung kommt. Es gibt dann meistens irgendjemanden, der rät mal eine Nacht darüber zu schlafen.
Interessanterweise ist es tatsächlich oft so, dass wir am nächsten Tag mit einer Idee, einem Impuls oder vielleicht so gar schon mit einer Lösung aufwachen.
Wie kann das sein? Es liegt zu einem großen Teil daran, dass unser Hirn nicht schläft in der Nacht und klammheimlich an all dem weiterarbeitet, zu dem wir uns so viele Gedanken gemacht und den Kopf zerbrochen haben.
Flappsig gesprochen, ist das für das Hirn eine super effektive Zeit, weil es quasi ohne uns an der Sache weiter arbeiten kann und wir nicht ständig mit irgendwelche Grübeleien dazwischen funken können ;)
Diese Inkubationszeit nützt oft genau dafür, dass verschiedene Einzelteile sich plötzlich zusammenfügen, Verbindungen geschaffen werden, sich etwas festigen kann und Klarheit entsteht.
Ein Mechanismus, der wir damit praktischerweise schon in uns eingebaut haben und der auch einen Namen hat: Das wird der Diffuse-Mode genannt. Im Gegensatz zum Focussed Modus der eine absolute Konzentration auf ein Thema bedeutet.
Im diffuse Mode beschäftigen wir uns mit etwas anderem und das was wir vorher intensiv durchgedacht haben, sinkt damit in unserem Hirn in eine andere Region, wenn man so will, weil wir uns nun mit etwas anderem beschäftigen.
Das oben angesprochene Festigen ist das, was wir uns für unseren Plan zunutze machen wollen. Darin enthalten ist ebenfalls die Lösungssuche, die quasi von uns angestoßen werden kann am Vorabend und dann ans Hirn delegiert wird über Nacht, damit das für uns schon mal vorarbeiten kann.
Im Prinzip eine sehr effektive und energie- und zeitsparende Methode unseren Kopf einzusetzen.
Plane am Morgen und du hast Sorgen ;)
Wenn wir Pläne erst am Morgen machen, entfallen all diese Vorteile. Wir haben weder eine Festigungsphase, noch eine Lösungssuchphase. Wir haben nur eine kurze Zeitspanne, in der wir morgens überlegen, was heute dran ist und dann müssen wir schon mit dem Stress des Tages kämpfen und mit allen Anforderungen umgehen, die auf uns herein strömen.
Da ist es wohl vollkommen logisch, dass unser Plan nicht gefestigt ist. Damit auch nicht in uns als wichtig gefestigt und auch nicht im Kopf verankert ist, so dass wir ständig vergessen, was wir eigentlich jetzt machen wollten.
Das Ende vom Lied ist, dass wir uns sehr schnell von unserem Plan durche andere abbringen lassen, aber auch uns selbst schnell mit etwas anderem beschäftigen, als dem was geplant war.
Wir haben nicht die Festigung am Plan festzuhalten und er ist wie ein Blatt im Wind, dass ganz einfach weg gepustet werden kann.
Plane am Abend, das ist sinnvoll und labend ;)
Im Unterschied dazu ist die Festigung, die über Nacht passiert, wenn wir uns am Vorabend die Zeit nehmen einen Plan zu machen, eine ganz andere.
Nehmen wir an, wir nehmen uns 15 Minuten am Ende unseres Tages und schauen über unsere ganze Liste an Dingen die zu erledigen sind. Wir stellen uns die Frage nach der Priorität und denken daran, dass das erstmal nur eine Sache sein kann, die Vorrang hat. Diese eine Sache ist es, die dann auf unserer Liste ganz oben erscheinen muss.
Diese eine Sache haben wir im Abwägen mit allem was da ist, als vorrangig entschieden und damit als Priorität gesetzt. Dass das nicht immer einfach ist, ergibt sich schon aus der Menge an Dingen die wir oft zu tun haben.
Doch genau das ist der Punkt, an dem viele den einfacheren Weg gehen und sich für die nächstliegende Sache entscheiden. Oder für die Sache, die verspricht schnell zu gehen oder für die Sache die wir lieber machen.
Wer lernt all diesen Ablenkungen aus dem Weg zu gehen und – wieder mal – das unangenehme Gefühl auszuhalten, dass oft mit dieser Art Entscheidungen einher geht, wird die wahre Priorität herausfinden und damit den wichtigsten Hebel.
Die nächste Frage lautet: Wenn diese eine Sache erledigt ist, und ich wieder meine gesamte Liste betrachte, welche Sache hat dann Vorrang? Welche hat dann Priorität?
Wenn ich die gleiche Frage ein drittes mal stelle, hab ich einen glasklaren Plan, der eine simple Liste enthält mit den nach meiner Entscheidung tatsächlich strategisch am wichtigsten Punkten.
That’s it. Das ist der perfekte Plan.
Um jetzt noch den Realismus dazu zunehmen, den wir oben ebenfalls als Kriterium angeführt haben: Das ist der Plan, das bedeutet noch nicht, dass es auch klappen wird ihn komplett abzuarbeiten. Doch es gibt einiges was dir dadurch ermöglicht wird:
Wenn du diesen Plan auf diese Weise am Vorabend erstellst, hast du die Gewissheit, dass du tatsächlich das Wichtigste als Oberstes stehen hast.
Dadurch dass du deinem Hirn die Inkubationszeit über Nacht gibst, festigt sich dieser Plan in deinem Inneren und das wiederum unterstützt dich immens dabei am nächsten Tag an deinem Plan festzuhalten.
Auch wenn es viele Anfragen und “Notfälle” geben mag, die an dich herangetragen werden, hast du deinen Plan sehr viel mehr im Hinterkopf und kannst viel sicherer entscheiden, ob du tatsächlich von ihm abweichen oder ob du an ihm festhalten solltest.
Was hast du von dieser Art der Planung?
Was bringt dir das in Summe?
Wenn du das nur eine Woche lang konsequent durchziehst, wirst du merken, dass du mehr von dem erledigt bekommst, was du dir vorgenommen hast und was tatsächlich Vorrang = Priorität hat. Die Betonung liegt hier auf: was du dir vorgenommen hast.
Das wiederum fördert deine Zufriedenheit. Denn nichts macht zufriedener, als ein Plan der funktioniert. Du kannst damit deine gefühlsmäßige Situation an deinem Arbeitsplatz beeinflussen wenn du diesem Modell folgst und die Abendplanung in deine Routine einfügst.
Das gleiche gilt für jeden der selbstständig ist. Hier kommt immer noch die Gefahr dazu, dass man sich selbst gern verzettelt. Doch der Plan vom Vorabend gibt dir die klare Richtung vor und du brauchst dich nicht ständig fragen, was du denn nun als erstes machen sollst. Guck auf den Plan, dort steht es drauf ;)
Teste die Abendplanung und bedenke dabei die Sache mit der wahren Priorität!
.
