GTD – Getting Things Done – ist eine DER Methoden für Selbstorganisation. Doch machen viele, die dieses Tool beginnen einzusetzen, die Erfahrung, dass sie zwar ihren Kram jetzt gut eingetütet haben, jedoch manches immer noch der Umsetzung harrt. Ein System zu finden, dass erst einmal alles auffängt ist einer der wichtigsten Startschritte, das ist korrekt. Und als nächstes ist ebenso wichtig ein funktionierendes System des Durch- und Abarbeitens aufzubauen. An dieser Stelle helfen uns reine Tool-Gedanken nicht immer weiter. Das ist zumindest meine persönliche Erfahrung, und, wie sich ebenfalls in vielen Beratungen bestätigt hat, stehe ich damit nicht allein da.
Bildquelle: Microsoft Online
Ich stelle mal die These auf, dass wir unser kostbarstes Gut – unsere verfügbare Zeit – in unserem täglichen (Arbeits-)Leben oftmals dadurch verlieren, weil wir zu lange brauchen, um Entscheidungen zu treffen. Uns gehen soviele Eventualitäten durch den Kopf, die bedacht sein wollen (denken wir zumindest) und jonglieren uns dabei von Möglichkeit zu Möglichkeit. Versuchen die Auswirkungen abzuschätzen und sind währenddessen schon wieder damit beschäftigt die nächste Ablenkung im Auge zu behalten.
Und wie so häufig ist der dadurch entstehende innerliche Druck hausgemacht. Damit stecken wir auch schon wieder mitten drin im Hamsterrad. Die Zeit vergeht und wir kommen nicht vom Fleck. Was können wir tun?
Grundsätzlich ist es immer interessant dort hinzuschauen, wo wir uns augenscheinlich selbst die größten Probleme bereiten. Denn hier liegen naturgemäß auch die größten Veränderungspotentiale. Und auch wenn es äußerst skuril anmuten mag, dass die Eigenschaft nur schwer Entscheidungen treffen zu können – zu Potte kommen, wie meine Mutter das immer so schön nennt – eine gute Seite hat, ist es nichtsdestotrotz so, dass wir uns damit in irgendeiner Form einen Dienst erweisen. Sie können sich ja mal auf die Suche nach Antworten machen, in dem Sie mit folgender Frage arbeiten:
- Was wird mir dadurch möglich?
Wenn man einfach mal die Gedanken fließen lässt, ist es oft ganz erstaunlich, was da zum Vorschein kommt. Was sich als latente Überschrift über vieles davon setzen ließe, ist, dass das ganze ein Schutzmechanismus ist. Dieser versucht für uns zu verhindern, dass wir Entscheidungen treffen, die “falsch” sein könnten, negative Auswirkungen haben könnten, unpopulär sind und uns damit der Beliebtheit entziehen usw.
Und doch ist es halt nunmal in unserer Zeit so, dass ich nicht jedes Mal, wenn ich merke, dass ich “nicht zu Potte komme” einen Termin beim Psychotherapeuten meines Vertrauens wahrnehmen kann. Wir brauchen eine Strategie, die uns ermöglicht in höherem Maße handlungsfähig zu bleiben und unsere Projekte Schritt für Schritt vorwärts zu bringen.
Das bietet mir die perfekte Überleitung zu GTD. Im System von GTD gibt es die zentrale Frage: “What’s the next step? – Was ist der nächste Schritt?” Und mit dieser Frage lässt sich unser Entscheidungsmuskel trainieren. Immer wieder im Trockendock, bis wir uns immer weiter auf das große, weite Entscheidungs-Meer hinauswagen.
Wer die OGOG-Liste (ohGottohGott-Liste) führt kann diese gleich mal zum Üben verwenden. Und für alle anderen bin ich mir ganz sicher :-) dass sie in kürzester Zeit fünf und mehr Projekte und offene Angelegenheiten finden, die sich kurz auflisten lassen. Wichtig als Vorgedanke ist mir an dieser Stelle, dass wir uns jetzt im Moment nur auf dem Trockendock befinden, also im absoluten Übungsmodus. Sie sollen keineswegs dann sofort zum Umsetzen losstürmen. Nein, im Gegenteil, das ist für den Moment sogar streng verboten.
Jedes noch so große Projekt hat immer einen nächsten Schritt und den gilt es zu finden. Und dieser Schritt MUSS ein handelbarer sein. Sprich eine klare Aktion, die vollkommen klar ist. Z. B. ein Anruf der zu tätigen ist. Wobei das ein schönes Beispiel dafür ist, warum manche Anrufe fast schon Grünspan auf der To-do-Liste ansetzen. Denn möglicherweise ist der Anruf zwar augenscheinlich der nächste Schritt, doch wenn ich ihn nicht mache, fehlt dazwischen ein Stück. Ist mir denn vollkommen klar, was ich bei diesem Anruf sagen möchte, was mein Ziel ist? Vor allem, wenn es ein eher unangenehmer Anruf ist, dann ist eben nicht der Anruf an sich der nächste Schritt, sondern die Vorbereitung des Anrufs. Und für diese Vorbereitung muss wiederum klar sein, was das Ziel des Anrufes ist.
In solchen Fällen ist ein Schritt, der von David Allen in seinem Buch GTD ebenfalls kurz erwähnt wird, der unerlässlichste: “Gedanken zu XY machen.” Das bedeutet nicht, eine halbe Doktorarbeit darüber zu schreiben. Doch es bedeutet in jedem Fall, sich die Zeit zu nehmen – und oft reichen 10 Minuten völlig aus – sich tatsächlich, am besten schriftlich, darüber Gedanken zu machen. Damit haben Sie einen Schritt, den Sie tatsächlich durchführen können.
Und nach meiner bisherigen Erfahrung ist sehr häufig genau dies Wissen darüber was TATSÄCHLICH der nächste Schritt ist, der Unterschied, der den Unterschied macht. Nehmen Sie doch mal Ihre Liste mit offenen Projekten und Angelegenheiten zur Hand (immer dran denken, wir befinden uns im Übungsmodus, umsetzen ist im Moment streng verboten!) und notieren bei jedem Punkt den Ihrer Meinung nach nächsten Schritt. Gehen Sie dabei in dieser ersten Phase zügig vor und entscheiden wirklich flott. Was ist der nächste Schritt? Ein Anruf, ein Mail, Internetrecherche, ein Schreiben das zu verfassen ist, ein Gespräch zu führen mit Kollege X usw.?
Damit haben Sie den ganz entscheidenden ersten Impuls zur Umsetzung genutzt. So, und jetzt werfen wir mal einen genaueren Blick auf Ihre ersten Entscheidungen. Wenn Sie vielleicht bei einem Projekt “Mail schreiben” notiert haben. Dann spielen Sie in Gedanken diese Aktion dochmal durch. Sie würden jetzt genau diese Mail schreiben wollen. Ist Ihnen vollkommen klar, was alles hineingehört? Haben Sie alle Informationen die Sie brauchen? Oder stellen Sie vielleicht fest, dass Sie doch nicht soo sicher sind und es daher bis jetzt auch noch aufgeschoben haben? Was fehlt Ihnen? Eine Information? Wo würden Sie diese bekommen?
All das liest sich jetzt länger, als es im Hirn durchdacht wird. Wichtig ist, dass es wirklich durchdacht wird. Und auch nicht bis ins hinterletzte Fitzelchen, sondern bis zu dem Punkt, an dem die nächste Handlung – der nächste Schritt – tatsächlich klar ist. Das verstehe ich unter “Entscheidungsmuskel trainieren”. Denn diese Fähigkeit wird uns nicht unbedingt in die Wiege gelegt oder in der Schule beigebracht. Und ist daher eine einfache und doch effektive Vorgehensweise die uns große Unterstützung in unserer täglichen Entscheidungsarbeit bieten kann, die wir möglichst oft trainieren sollten.
Wenn Sie mit dieser zentralen GTD-Frage “What’s the next step? – Was ist der nächste Schritt?” auf diese Art und Weise beginnen regelmäßig zu arbeiten, werden Sie feststellen, dass Ihre Entscheidungszeiten kürzer werden. Und der Teil, der hartnäckig übrig bleibt, lohnt sich mit der o.g. Fragestellung “Was wird mir dadurch möglich?” zu bearbeiten.
Als Fazit bleibt festzuhalten, dass ein ganz entscheidender Unterschied, ob GTD “works” oder eben nicht, das tiefere Verständnis der so einfachen Frage “Was ist der nächste Schritt?” ist. Sie müssen die Antwort auf eine handelbare Antwort herunterbrechen, nur dann wird es möglich Energie in Richtung Umsetzung freizusetzen. Und genau diese Fähigkeit lässt sich trainieren, eben unser Entscheidungsmuskel. Gewöhnen Sie sich an, immer wieder die Frage nach dem nächsten Schritt zu stellen, bis Sie einen gefunden haben, den Sie tatsächlich umsetzen können. Und nehmen Sie es als Hinweissignal, wenn eine Aufgabe nicht vorwärts zu kommen scheint, dass hier möglichweise noch keine klare Antwort auf die Frage nach dem nächsten Schritt gefunden wurde.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen ein gutes Training und freu mich auf Ihre Berichte :-)
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Ein ganz toller Beitrag. Ich gehöre leider auch zu den Personen, die alles ewig und drei Tage vor sich herschieben. Es ist meistens die Überwindung überhaupt erstmal anzufangen… Diese zentrale Frage nach dem ersten Schritt hört sich praktikabel an und hat mich neugierig gemacht. Ich werde das mal probieren :-)
Nächtliche Grüße! Alex
Dann wünsche ich viel Erfolg beim Umsetzen! Meiner Erfahrung nach bringen oft die kleinsten Schritte am meisten.
Alexandra
For implementing GTD you might try out this web-based application:
http://www.gtdagenda.com
You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
A mobile version is available too.
With the new added iCal feed, now you can subscribe to Gtdagenda with third party services like Google Calendar or Apple iCal, and stay up-to-date with your Gtdagenda tasks.
Hope you like it.
Hi Alexandra!
Ich habe natürlich eine OGOG-Liste, sie füllt auch bereits einige Seiten in meinem reaktivierten Zeitplanbuch, somit war genug Material da, um mal das Zeitplanbuch ins Trockendock zu hieven und zu üben.
Die Frage “Was ist der nächste Schritt?” hat sich in allen Fällen relativ leicht und ohne größeres Überlegen beantworten lassen.
Zu meiner großen Verblüffung hat sich ein (eigentlich offensichtlicher) Engpass in meiner Büroorganisation aufgetan, denn fast immer lautete der nächste Schritt: Alle erforderlichen Unterlagen zusammentragen, alles an eine Ort bringen, Rechnungen heraussuchen oder so ähnlich.
Der Engpass ist somit ein fehlendes Ordnungssystem, das zwischen Eingangskorb und Endablage geschaltet wird.
Daher auch der chronisch überquellende Eingangskorb und die lange OhGottOhGott-Liste mit geharnischt üblen Unlust-Aufgaben drauf.
Aber das wird jetzt alles besser, denn Dein Tipp mit dem Pultordner war richtig gut!!!
Vielen Dank dafür – und an alle Mitleser die Empfehlung, doch auch mal über die Frage nachzudenken: “Was kann ich in dieser Angelegenheit als Nächstes tun?” Es könnte einem die Augen öffnen ;-)
Liebe Grüße, Claudia
Hallo Alexandra, du triffst mit diesem Artikel den Nagel auf den Kopf: Ist der erste Schritt erst einmal klar, geht der Rest von selbst.
Seit ich GTD nutze, habe ich weitaus weniger Probleme, ein Projekt voranzubringen. Was mir aber an Sachen Entscheidungsfähigkeit noch fehlt, ist die Entscheidung für oder gegen Freizeitaktivitäten. Wenn ich beispielsweise ein Werbeplakat für ein Konzert sehe, wäre der nächste Schritt, zu entscheiden, ob man es ignoriert oder hingeht. Solche Entscheidungen dauern leider nach wie vor ewig … bis meist die Gelegenheit vorbei ist.
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#Entscheidungen